Permanente, deutliche Kostenzuwächse stellten die Existenz der unternehmensinternen IT immer stärker in Frage („Make or buy?“). Die einzige Überlebensalternative für die IT lag im schnellen Wandel hin zu einem internen Dienstleister mit Effizienzsteuerung auf Basis verursachungsgerechter Kosten.

Effizienzorientiertes IT-Controlling

Branche

Shared Services und IT-Dienstleistungen

Projekt-Sponsor

CFO, CIO, Head of IT & Service Controlling

Herausforderung

  • Steigender Druck des Markts hinsichtlich notwendiger Anpassungen des IT-Leistungsportfolios verursacht überproportional wachsende IT-Gesamtkosten
  • Keine aussagekräftige Abbildung verursachungsgerechter Kostenstrukturen im IT-Controlling
  • Cost-Cutting-Initiativen faktisch wirkungslos – vor allem wegen verdeckter Effekte der Kostenverlagerung
  • Zunehmender Konkurrenzdruck durch dritte Leistungsanbieter mit deutlich besserem Kosten-Leistungs-Niveau
  • Zweifel an der Existenzberechtigung aller internen IT- und Service-Bereiche

Gründe

  • Historisch gewachsene Mentalität eines administrativen IT-Servicebereichs mit garantierter Kostenentlastung
  • Interne Steuerungsinstrumente lediglich als Vehikel zur objektivierbaren Deklaration gewählter Kostenumlagen
  • Interne Effizienzvorgaben als Richtwerte ohne externen Marktbezug
  • Konzentration auf vollständige Kostenentlastung und Weiterverrechnung – ohne Verursachungsbezug
  • Völliges Außerachtlassen von Kosteneffizienz und entsprechender Preiskalkulation
  • Ausbaufähige Ausrichtung auf Effizienz und Konkurrenzfähigkeit
  • Unzureichend gestaltete ERP-Systeme
  • Prozesse über Entscheidungs- und Verantwortungsbereiche hinweg nicht zielführend und nicht effizient

Vision

  • Kosteneffizienz als strategischer Ansatzpunkt für die Umgestaltung der IT hin zu einem extern konkurrenzfähigen IT- und Shared-Service-Dienstleister
  • Effizienzorientiertes IT-Controlling als gezieltes Instrument zur Erreichung externer Konkurrenzfähigkeit
  • Änderung der Mentalität hin zu einem bedarfs- und marktorientierten (internen) IT-Dienstleister mit extern vergleichbaren Leistungs- und Effizienzstandards
  • Option zur Generierung externen Zusatzgeschäfts auf Basis erlangter Konkurrenzfähigkeit (mittelfristig)
  • Umfassende IT-Kostentransparenz als Basis zur Identifikation und Realisierung weiterer Einsparpotenziale durch Restrukturierung oder Outsourcing

Unser Beitrag

  • Optimieren der Prozesse und ERP-Strukturen fokussiert auf verursachungsgerechte Leistungsverrechnung für alle IT-Bereiche
  • Konzipieren modularer IT-/Leistungskalkulation und effizienzorientierter Reporting-/Monitoring-Instrumente
  • Konzepterstellung für ein umfassendes kosten- und leistungsorientiertes IT- und Servicemanagement
  • Umsetzungskonzeption mit Effizienz-Monitoring
  • Integrierter Lösungsansatz in Bezug auf vorhandene legale ERP-Templates und regulatorische Standards
  • Forcierte Umsetzungsbegleitung und Trouble-Shooting
  • Intensives Stakeholder-Management
  • Erfolgskontrolle für Umsetzung und Implementierung

Resultate

  • Report- und Ergebnissimulationen der effizienzorientierten IT-Controlling-Instrumente und Management-Reports
  • Akzeptanz für die strategische Notwendigkeit und die konkrete Umsetzungskonzeption des Projekts
  • Voll arbeitsfähige Prozesse und ERP-Systeme für ein effizienzorientiertes IT- und Dienstleistungs-Controlling innerhalb von 3 Monaten nach Beginn der Etablierung
  • Umfassende Transparenz hinsichtlich Leistungs- und Kostenstrukturen für alle IT- und Servicebereiche
  • Operational einsatzfähige Verfahren und Instrumente für effizienzorientierte Kostenplanung und Leistungskalkulation

Komplexität Managen

„Die Schwerpunkte der Insentis sind die Strategieentwicklung, das persönliche Coaching und das gezielte Managen von großen Projekten in komplexen Situationen.“

Dr. Roland Schütz, EVP Information Management & CIO Deutsche Lufthansa AG über die Zusammenarbeit mit der Insentis GmbH