Mit dem Ziel gravierender Einsparungen im IT-Umfeld waren wir mit der Entwicklung einer Sourcing-Strategie im Office- und Kommunikationsumfeld beauftragt. Neben der Frage, ob eine neue Kommunikationslösung beschafft oder als Managed Service genutzt werden sollte, stand vor allem das Ziel, ca. 20 bis 45 Prozent der Kosten einzusparen.

20-30% Kostenersparnis durch konzernweite Sourcing-Strategie

Branche

Industrie

Projekt-Sponsor

CIO, CFO

Herausforderung

  • Ca. 20 bis 30 Prozent über dem Markt liegende Kosten beim Betrieb einer höchst heterogenen Office-Umgebung aus zahlreichen Dokumentenmanagement- und Kollaborationssystemen, IBM- und Microsoft-Lösungen, Telekommunikationsanlagen etc.
  • Veraltete und kaum noch nutzerfreundliche Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. an vielen Standorten nur klassische Telefonie anstelle von Conferencing-Lösungen etc.)
  • Uneinheitliche Systeme und fehlende Standards, so dass Mitarbeiter sich in jedem Projekt mit neuen Tools auseinander setzen mussten

Gründe

  • Fehlende Strategie bei der Einführung von Plattformen, Tools und Systemen
  • Dezentrale Entscheidungsträger
  • Überalterung der Kommunikationslösung und völlig veraltete Kommunikationsmöglichkeiten
  • Nicht abgeschlossene Mergers & Acquisitions mit sehr heterogenen IT-Organisationen

Vision

  • Kosteneinsparungen durch eine Kombination von Eigenbetrieb, Managed-Service-, Private- und Public-Cloud-Lösungen
  • Effizientere Kollaboration durch weltweit vereinheitlichtes Dokumentenmanagement
  • Sehr viel agilere und flexiblere IT-Services
  • Globale Standards für die Zusammenarbeit über Standorte, Business-Lines und Konzern-Töchter hinweg

Unser Beitrag

  • Vorschläge für eine geeignete Vorgehensweise
  • Entwicklung des globalen Business-Cases
  • Entwicklung einer Migrationsstrategie von IBM Notes/Sametime zu Microsoft Exchange
  • Klärung von Security-Aspekten
  • Abstimmung von rechtlichen Aspekten
  • Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
  • Due Diligence und Verhandlungen mit potenziellen Providern
  • Vertragsgestaltung

Resultate

  • Globales Sourcing-Konzept mit Kosteneinsparungen zwischen 20 und 30 Prozent
  • Höchst flexible Mischung aus globalen Managed-Service- und Private-Cloud-Dienstleistungen
  • Umfassende Modernisierung und Vereinheitlichung der Systemlandschaft

Komplexität Managen

„Die Schwerpunkte der Insentis sind die Strategieentwicklung, das persönliche Coaching und das gezielte Managen von großen Projekten in komplexen Situationen.“

Dr. Roland Schütz, EVP Information Management & CIO Deutsche Lufthansa AG über die Zusammenarbeit mit der Insentis GmbH