Eine Notes/Sametime-Umgebung bestand aus mehreren tausend Datenbanken, Applikationen und höchst individuell gewachsenen Strukturen. Für die seit langem beschlossene Migration dieser Umgebung waren zunächst mehr als 90 Mio. Euro kalkuliert worden. Erst mithilfe einer geeigneten Standardisierung konnte das mit weniger als 10 Mio. realisiert werden.

80 Mio. Einsparung durch Standardisierung

Branche

Industrie

Projekt-Sponsor

COO

Herausforderung

  • Aufgrund immenser Migrationskosten konnte eine seit langem geplante Migration von IBM Notes/Sametime auf Microsoft nicht durchgeführt werden
  • Outsourcen des Betriebs war aufgrund der über Jahrzehnte gewachsenen Notes/Sametime-Umgebung sowohl technisch als auch wirtschaftlich ausgeschlossen
  • Immer komplexere, für die Nutzer kaum noch verständliche Strukturen, Workflows etc.

Gründe

  • Gewachsene Strukturen, unkoordiniertes Wachstum, Ad-hoc-Bedarfsbefriedigung, mehrere Mergers & Acquisitions etc.
  • Kaum Dokumentation, aber z.T. höchst individuelle Entwicklung durch nicht mehr im Unternehmen befindliche Ressourcen
  • Skills der verbliebenen Ressourcen waren weder für eine Migration noch für eine Fortsetzung des Regelbetriebs auch nur ansatzweise ausreichend
  • Erhebliche Abhängigkeiten von einigen Datenbanken/Applikationen
  • Unklares Demand-Management und schlecht geregelte Service-Ownership

Vision

  • Ein einheitliches Look&Feel für die Nutzer aufgrund einer homogenen Microsoft-Landschaft
  • Deutlich reduzierte Betriebskosten aufgrund einer massiven Konsolidierung aller Applikationen, Datenbanken etc.
  • Zuverlässigerer Betrieb und Möglichkeiten zum Outsourcen
  • Künftig klar dokumentierte Strukturen und Prozesse (Plan, Build, Run, Change etc.)

Unser Beitrag

  • Entwicklung einer geeigneten Migrationsstrategie
  • Vorgehensweise zur massiven Reduktion der vorhandenen Strukturen vor der Migration
  • Überführung der verbleibenden Strukturen in eine klar definierte und weitgehend standardisierte Landschaft
  • Definition von weitgehend standardisierten Prozessen über alle Phasen der Migration und des Folgebetriebs hinweg
  • Programmmanagement der Migration, Standardisierung und Prozessoptimierung hinweg bis hinein in den Normalbetrieb der neuen Plattform

Resultate

  • Mithilfe der von uns entwickelten Migrationsstrategie konnten die Migrationskosten auf weniger als 10 Mio. Euro reduziert werden
  • Bereits vor der Migration führte die weitgehende Standardisierung der Strukturen zu einer massiven Risikominimierung
  • Die von uns entwickelte Standardisierung der Applikationswelt brachte trotz der erheblichen Kosteneinsparungen nur geringe Einschränkungen für die Nutzer während und nach der Migrationsphase mit sich
  • Eine von uns konzipierte und weitgehend standardisierte Microsoft-Umgebung auf der Basis von Exchange und Sharepoint erlaubt den Nutzern heute eine wesentlich reibungslosere Nutzung