Vom notwendigen Übel zum Rohdiamanten

Management Summary, September 2015

Wer leitet eigentlich das Vorstandsressort „Output-Management"?

Während Unternehmen diese Frage meist nur belächeln, gibt der Vorstand zum Thema Informationstechnologie (IT) höchst ernsthafte Antworten. Das ist nicht verwunderlich, denn gewöhnlich entsprechen die IT-Aufwendungen etwa ein bis drei Prozent des Unternehmensumsatzes. Mit einer straffen Organisation und starkem Controlling erfährt die IT in den Chefetagen höchste Aufmerksamkeit. Dagegen bleibt das Output Management (OM) weitgehend unbeachtet, obwohl die Aufwendungen hier mindestens genauso hoch sind: Die Analysten von Gartner schätzen die Gesamtaufwendungen allein für Druck auf etwa 3 Prozent des gesamten Unternehmensumsatzes.

Dieses Schattendasein erklärt sich aus der Historie: Unternehmen betrachteten OM als nebensächlich. Sie schafften Drucker unter der Maxime der singulären Kostenminimierung an und betrieben sie irgendwo in der Grauzone zwischen Fach- und IT-Abteilungen. Auch wenn OM heute immer professioneller betrieben wird, so geistern die Aufwendungen für Druckleistungen noch immer wie ein Phantom durch das Meer der Kostenstellen. Da die einzelnen Kostenblöcke typischerweise relativ klein sind, schenken Controller ihnen in der Regel keine besondere Aufmerksamkeit, zumal das Drucken nach Überzeugung vieler Führungskräfte nichts mit dem Kerngeschäft zu tun hat.

Erste Unternehmen haben nun einen Paradigmenwechsel vollzogen und setzen damit einen neuen Trend: Sie verstehen das OM als Teil der betrieblichen Wertschöpfung. Für sie wird der Output-Bereich vom notwendigen Übel zum ungeschliffenen Diamanten. Dem liegt die Erkenntnis zugrunde, dass Drucken kein Selbstzweck ist, sondern die „letzte Meile" in wertschöpfenden Geschäftsprozessen - eine Meile, auf der viele, oft hochqualifizierte Mitarbeiter viel Zeit (etwa mit Warten am Drucker, Beseitigen von Papierstaus, Nachfüllen von Toner, etc.) verschwenden.

Auch mehrt sich das Bewusstsein dafür, dass versendete Dokumente eine Visitenkarte des Unternehmens sind. Die schlechte Qualität von Gedrucktem überträgt der Empfänger schnell auf die Kernkompetenz des Unternehmens, was fatale Konsequenzen haben kann. Auch sollen Compliance-relevante Dokumente (z.B. an Aufsichtsbehörden) das Haus fristgerecht und qualitativ hochwertig verlassen, denn schließlich haftet die erste Führungsebene für Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben persönlich.

Die Trendsetter unter den Unternehmen setzen auf neueste Hardware- und Softwaretechnologien und professionalisieren mit OM ihre Abläufe von der Dokumentenerstellung über den Versand auf verschiedenen Medien (inkl. De-Mail und E-Postbrief) bis zur Archivierung. Wer hier nur an neue Kostenblöcke denkt, verliert die vielschichtigen Nutzenpotenziale aus dem Auge. Erfolgreiche Beispiele zeigen, dass sich Vorteile auf mehreren Ebenen ergeben:

Mit einer straff an den Geschäftsprozessen ausgerichteten und einheitlichen Druckerflotte der neuesten Generation mit professionellen Betriebs- und Betreibermodellen sinken die Seitenpreise für den Schwarz/Weiß-Druck üblicherweise um ein Drittel, bei idealen Rahmenbedingungen gar um die Hälfte.

Die neueste Druckergeneration verbraucht weniger Strom als ihre Vorgängermodelle und sorgt in Summe für einen positiven Schub der unternehmensweiten Umweltbilanz. Beim Ersatz eines betagten Druckerparks von 1.000 Geräten lassen sich laut Analysen des Umweltbundesamtes jährlich 60 Tonnen CO2 sparen. Weitere Einsparungen sind möglich, wenn das Unternehmen parallel auch auf Digitalen Vollfarbdruck im Druckzentrum setzt und auch diesen konsequent im Sinne der Geschäftsprozesse einsetzt.

Eine im Ganzen optimierte Infrastruktur entlastet die Mitarbeiter von langweiligen oder unangemessenen Tätigkeiten, die je nach Automatisierungsgrad um 30 bis 90 Sekunden pro Geschäftsvorgang (etwa auch für die manuelle Einfügung von Anlagen wie AGBs etc.) ausmachen können. Hunderttausende von Vorgängen pro Jahr ergeben so in Summe signifikante Werte bei der Zeiteinsparung. Hieraus ergibt sich ein doppelter Gewinn: Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt ebenso wie die Effizienz.

Wichtig ist, dass es sich bei der Planung und Umsetzung um ein komplexes Veränderungsprogramm mit vielen psychologischen Aspekten handelt, das nur erfolgreich sein kann, wenn es die allererste Führungsebene persönlich verantwortet.

Wo das OM zu einer homogenen, ganzheitlichen Organisations- und Prozesstruktur beiträgt, wird die Frage nach dem „Vorstandsressort Output-Management" künftig niemand mehr belächeln.

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